1、會議室由綜合部統一管理,統一安排使用。

  2、使台北會議室出租用會議室請提前通知綜合部,需使用投影、錄音等設備一並說明,以便綜合部按約定順序進行安排、准備。

  3、臨時性使用會議室,必須經綜合部同意。如部門或個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。

  4、部門及個人應按預約的時間內使用完畢,不許超時使用。如需延長使用時,請及時通知綜合部。

  5、如遇緊急及重要的會議,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調換的情況下,會議優先於部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原台北辦公室出租則協商解決。

  6、請保持會議室內清潔衛生,會議期間嚴禁吸煙,吃零食,不得隨地吐痰,亂丟紙屑,瓜皮等。

  7、會議期間與會人員請確保手機處於靜音或者振動狀態,如遇事緊急不得不接,請移步室外接聽。

  8、愛護會議室內的各類設施設備,正確操作各設備。使用完畢,會議室必須負責關閉照明,空調,電腦,音箱和投影儀等設備的電源,將門窗鎖好。

 台北商務中心 9、會議室內的所有設施設備,未經允許,不得帶出會議室。

  會議物資運抵酒店:在會議舉行之前,會議所需用的物資要運到酒店的庫房,在合同中應注明庫房的工作時間和酒店政策;

  租借會議室時的注意事項

  電話附加費:盡量與酒店協商,免付電話使用附加費。協商文件應包括在合同中;

  展品的處理:展品運進、運出酒店時間的規定對費用開支有很大影響,雙方應進行協商和討論;

  最低餐飲消費:有些酒店的合同上有最低消費這一條款,規定客人的早餐、午餐和晚餐花費必須達到某一最低金額;

  安全、防火規定:酒店符合安全和防火的有關規定;

  殘疾人保障:合同中特別列明酒店內設施和政策與有關殘疾人保障法是相符的;

  合同的終止:如遇第三者原因,不可抗力或特殊事件的發生,則允許一方提出終止合同而不受違約罰款;

  免責:雙方應同意,對於一些疏忽事件和其他一些不影響會議進行和偶然突發事件對方不負責任;

  訂房確認報告:如果不寫入合同中,那麼必須的訂房確認書會議方很難得到,所以有必要在合同中加入訂房確認報告這一條款。
 

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